Kearsipan, 31 Maret 2021 (giogenovania-11-xotkp)

 Nama : giogenovania tambunan

Kelas  : x otkp

Nomor : 11


RINGKASAN 

PROSEDUR PENGURUSAN SURAT MASUK/KELUAR SISTEM BUKU AGEND

 

  •        Surat Masuk adalah surat surat yang diterima oleh suatu organisasi atau perusahaan yang berasal dari seseorang atau suatu organisasi
  • ·        Penanganan surat masuk :

-          Surat diantarkan oleh pengirim surat ke security

-          TU / Staff Admin / Sekretaris menerima surat dari security

-          Surat lalu disortir  (penting, pribadi, biasa)

-          Surat di agendakan oleh TU/ Admin staff/Sekretaris

-          Pendistribusian surat, yaitu proses yang menunjukkan penyaluran  surat yang dibuat dari suatu perusahaan agar sampai kepada orang yang dituju (contohnya : langsung kepada pemimpin, kepada orang yang dituju, atau kepada unit tertentu)

 

  • ·        Surat keluar adalah, surat surat yang dikeluarkan atau dibuat suatu organisasi atau perusahaan untuk dikirimkan pada pihak lain, baik perseorangan ataupun kelompok.
  • ·        Penanganan surat keluar : pimpinan menginstruksikan kepada bawahan nya  untuk membuat/membalas surat
  • ·        Pembuatan konsep, dibuat oleh pimpinan/orang yang ditunjuk/sekretaris untuk mengurangi kesalahan dalam pengetikan. Pembuatan konsep dilakukan secara sentralisasi dan desentralisasi
  • ·        Lalu pimpinan mengoreksi surat untuk memastikan apakah konsep yang dibuat sesuai dengan keinginan dan untuk meneliti apakah ada kekurangan
  • ·        Pengetikan surat, TU/staff admin/sekretaris mengetik surat dengan konsep yang telah disetujui oleh pimpinan
  • ·        Penandatanganan surat yang telah diketik oleh sekertaris sebelumnya oleh pimpinanan
  • ·        Setelah itu, surat diberikan nomor oleh Staff Admin/Sekertaris
  • ·        Selanjutnya surat diagendakan dan dibuat salinan. Salinan untuk diarsipkan dan yang asli untuk dikirimkan
  • ·        Pengiriman surat. Surat yang asli diberikan kepada ekspedisi untuk dikirimkan kepada tujuan
  • ·        Skema penanganan surat :

-          Ekspedisi.                                              

  – Diproses

-          Penerima.                                                  

-      Arsip

-          Penyortiran

-          Agenda masuk

-          Kepala bagian – pimpinan – kepala bagian

-          Sekretaris atau petugas penanganan surat


Comments

Post a Comment