ringkasan surat masuk dan surat keluar Kenny

 prosedur pengurusan surat masuk dan surat keluar sistem buku agenda:

*penanganan surat masuk dan surat keluar:

•surat masuk:

adalah surat surat yang diterima oleh suatu organisasi atau perusahaan yang berasal dari seseorang atau dari suatu organisasi.

*penanganan surat masuk:

-surat diantarkan ke security oleh pengirim surat

-TU/staf admin/sekretaris menerima surat dari security

tugas bagian penerimaan:

1. meneliti ketepatan alamat si pengirim surat

2. mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk

3. menggolong-golongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian surat

4. menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima

*penyortiran surat:

adalah memilah/milah surat untuk diolah lebih lanjut.

tujuan penyortiran adalah:

1. mengetahui jumlah surat yang masuk

2. menentukan prioritas penyelesaian surat

3. memisahkan surat yang untuk distribusikan surat

4. memisahkan surat surat yang diperlukan penanganan khusus

ada contoh surat, yaitu : penting, pribadi, biasa

*surat diagendakan oleh sekretaris:

tugasnya:

1. melaksanakan sebagian tugas sekretaris daerah dalam pelaksanaan kegiatan pengagendaan dan pelaksanaan ekspedisi

2. melaksanakan tugas tugas lain yang diberikan oleh asisten administrasi sesuai bidang tugasnya

*pendistribusian surat:

distribusi merupakan suatu proses yang menunjukan penyaluran surat yang dibuat dari suatu perusahaan agar sampai kepada orang yang akan dituju

*contoh pendistribusian surat:

a.langsung ke pimpinan

b.ke orang yang dituju

c.ke unit yang dituju

•surat keluar:

adalah surat surat yang dikeluarkan atau dibuat suatu organisasi atau perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak lain, baik perseorangan maupun kelompok

*penanganan surat keluar:

pimpinan menginstruksikan kepada bawahannya untuk membuat atau membalas surat. hal ini disebut disposisi

*pembuatan konsep:

untuk membuat surat harus dibuat dulu konsepnya secara tertulis, diatas kertas bergaris atau kertas buram. hal ini untuk mengurangi kesalahan pada saat pengetikan. pembuatan konsep dibuat secara:

1. sentralisasi -> dipusatkan kepada unit tertentu yang menangani kegiatan administrasi persuratan

2. desentralisasi -> dibuat oleh masing masing unit atau bagian tertentu sesuai dengan kebutuhan masing masing

*pengonsepan surat dapat dilakukan oleh :

1. atasan/pimpinan

2. orang yang ditunjuk (konseptor)

3. sekretaris

*pimpinan mengoreksi surat:

hal ini untuk memastikan apakah konsep yang dibuat oleh sekretaris sesuai dengan keinginan pimpinan atau tidak dan untuk meneliti apakah ada yang kurang atau tidak

*pengetikan surat:

sekretaris/TU/staf admin mengetik konsep yang sudah disetujui oleh pimpinan

*penandatanganan surat:

sekretaris memberikan surat untuk ditandatangani pimpinan

*pemberian nomor:

setelah surat ditandatangani, surat diberi nomor oleh sekretaris/staf admin. nomor surat terdiri dari nomor nomor dan kode kode tertentu. misalnya:

23/K/Ps/IX/08, yang artinya:

23 = nomor urut surat

K = surat keluar

Ps = kode untuk pemasaran

IX = bulan pembuatan surat

08 = tahun pembuatan surat

*pengagendaan surat:

surat diagendakan, setelah diagendakan surat dibuat salinan. salinan digunakan untuk arsip, sedangkan yang asli untuk dikirim

*pengiriman surat:

surat yang asli diberikan kepada ekspeditur untuk dikirimkan kepada pihak yang dituju sedangkan salinan disimpan untuk diarsipkan

*skema penanganan surat:

1. ekspedisi

2. penerima

3. penyortiran

4. agenda masuk

5. kepala bagian

6. pimpinan

7. kepala bagian

8. sekretaris petugas penanganan surat

9. diproses

10. kemudian menjadi arsip