RINGKASAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR

 CLARA ROSA 

X-OTKP (08)

Rangkuman penanganan surat masuk dan surat keluar: 

• surat masuk: 

adalah surat surat yang diterima oleh suatu organisasi atau perusahaan yang berasal dari seseorang atau dari suatu organisasi.

● penanganan surat masuk: 

-surat diantarkan ke keamanan oleh pengirim surat 

-TU / Staf Admin / Sekretaris menerima surat dari keamanan 

tugas bagian penerimaan: 

• penelitian ketepatan alamat si pengirim surat 

• mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk 

• menggolong-golongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian surat 

• Mendatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima

●  penyortiran surat: 

adalah memilah / milah surat untuk diolah lebih lanjut. 

tujuan penyortiran adalah: 

• melihat jumlah surat yang masuk 

• menentukan prioritas surat yang masuk, 

• Memisahkan surat surat yang diperlukan penanganan khusus 

contoh surat, yaitu: penting, pribadi, biasa

● surat diagendakan oleh Sekretaris: 

tugasnya bagian pengagendaan 

• melaksanakan sebagian tugas sekretaris daerah dalam pelaksanaan kegiatan pengagendaan dan pelaksanaan ekspedisi 

• melaksanakan tugas tugas lain yang diberikan oleh asisten administrasi sesuai bidang tugasnya

● pendistribusian surat: 

Distribusi merupakan suatu proses yang menunjukan penyaluran surat yang dibuat dari suatu perusahaan agar sampai kepada orang yang akan dituju

● contoh pendistribusian surat: 

a.langsung ke pimpinan 

b. ke orang yang dituju 

c. ke unit yang dituju

• surat keluar: 

adalah surat surat yang dikeluarkan atau dibuat suatu organisasi atau perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak lain, baik perseorangan maupun kelompok

● penanganan surat keluar: 

pimpinan menginstruksikan kepada bawahannya untuk membuat atau menghapus surat. hal ini disebut disposisi

● pembuatan konsep: 

untuk membuat surat harus dibuat dulu konsepnya secara tertulis, diatas kertas bergaris atau kertas buram. hal ini untuk mengurangi kesalahan pada saat pengetikan. pembuatan konsep dibuat secara: 

• sentralisasi -> dipusatkan kepada unit tertentu yang mengerjakan kegiatan administrasi persuratan 

• desentralisasi -> dibuat oleh masing-masing unit atau bagian tertentu sesuai dengan kebutuhan masing-masing

● pengonsepan surat dapat dilakukan oleh: 

• atasan / pimpinan 

• orang yang ditunjuk (konseptor) 

• sekretaris

●Pimpinan mengoreksi surat: 

Hal ini untuk memastikan apakah konsep yang dibuat oleh sekretaris sesuai dengan keinginan pimpinan atau tidak dan untuk meneliti apakah ada yang kurang atau tidak

● pengetikan surat: 

Sekretaris / TU / staf admin mengetik konsep yang sudah disetujui oleh pimpinan

●  penandatanganan surat: 

Sekretaris memberikan surat untuk ditangani pimpinan

●  memberikan nomor: 

setelah surat ditandatangani, surat diberi nomor oleh Sekretaris / Staf admin. nomor surat terdiri dari nomor nomor dan kode kode tertentu. misalnya: 

23 / K / Ps / IX / 08, yang artinya:

23 = nomor urut surat 

K = surat keluar 

Ps = kode untuk pemasaran 

IX = bulan pembuatan surat 

08 = tahun pembuatan surat

●  pengagendaan surat: 

surat diagendakan, setelah diagendakan surat dibuat keluar. digunakan untuk arsip, sedangkan yang asli untuk dikirim

● pengiriman surat: 

surat yang asli diberikan kepada ekspeditur untuk dikirimkan kepada pihak yang dituju sedangkan disimpan untuk diarsipkan