Kegiatan hari Rabu 21 April 2021

Nama kelompok:

Arnetta putri / 03

Clara Rosa /08

Giogenovannia / 11

Kenny Louis / 18 

Timothy susandiputra / 23

1. Pebedaan arsip dan kearsipan 

Arsip adalah suatu media yang memiliki nilai yang bisa diterima banyak orang. Kearsipan sendiri memiliki arti sebagai cara mengatur atau menyusun sedemikian rupa, agar pencarian arsip tersebut akan mudah dilakukan. 

Perbedaan dokumen dan dokumentasi 

Dokumen adalah surat yang tertulis atau tercetak yang memuat informasi sebagai bukti keterangan. Sedangkan dokumentasi adalah proses pengumpulan, pemilihan, pengolahan, dan penyimpanan informasi. 

Perbedaan antara arsip dan dokumen 

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, maupun perseorangan dalam rangka pelaksaan kegiatan. Sedangkan Dokumen adalah suatu yang tertulis dan tercetak yang dapat yang berfungsi dapat digunakan untuk bukti ataupun keterangan. 

2. ● Contoh dari arsip dapat berupaa : 

• Arsip keuangan dapat berupaa bukti pembelian,bukti pembayaran, surat perintah bayar,

•  Daftar Pendidikan dapat berupaa ijazah sekolah,raport siswa,rekapan daftar hadir siswa .

● Contoh dari kearsipan dapat berupa: 

• Photo ( gambar)

•  Penulisan surat 

• Fomulir 

• Laporan

• rekaman.dll.

● Contoh dari dokumen dapat berupa: 

• Akta kelahiran 

• Surat nikah 

• Dokumen Perjalanann

•  visa 

•  Paspor.dll. 

● Contoh dari dokumentasi dapat berupa: 

• Email dan Memorandum 

• Business Letter

• Business Report 

• Dokumen transaksi 

• Dokumen Finansial 

3.Pengarsipan Secara Sistem Wilayah adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan pengelompokan menurut nama tempat. Pengarsipan Sistem ini biasanya digunakan di kantor-kantor pemerintahan, pengiriman barang, dan lainnya sehingga pada saat ingin ditemukan kembali dapat dengan mudah dicari karena menggunakan sistematika letak suatu wilayah/tempat/kota.

langkah langkah prosedur penyimpanan sistem wilayah antara lain:

1. arsip diperiksa tanda dan perintah lalu ditentukan identitasnya berdasarkan penerapan nama tempat/wilayah, surat masuk yaitu dari daerah mana surat sedangkan  surat keluar yaitu untuk ke daerah mana surat tersebut

2. setelah itu adalah mengindeks  daftar klasifikasi yang dibuat terlebih dahulu

3. surat diberi kode wilayah berupa urutan nama wilayah dari tingkatan paling rendah. kode nya berasal dari daftar klasifikasi yang sudah dibuat terlebih dahulu. Kode tersebut dapat berupa angka atau abjad disesuaikan dengan kebutuhan. 

4. kemudian arsip ditaruh pada tempat penyimpanan berdasarkan kode surat.

Berikut adalah contoh soal dari sistem geografis yang digabung dengan sistem abjad dan sistem tanggal. Ada beberapa perusahaan di Kec periuk yang sering memerlukan surat untuk dokumen proses produksi maupun dalam meminta ijin operasional di daerah tersebut.

Data-data perusahaan :

a. Kelurahan Peruk

  • PT Surya Mentari tertanggal 9, 10 Februari 2016 dan 2 Maret 2016 berada di RW 01

  • PT Bima Maju tertanggal 7, 8 Januari 2015 dan 29 Februari 2016 serta berada di RW 01

  • PT Makmur Sentosa surat pada tanggal 11 Desember 2015, 4 dan 5 Januari 2016 dan berada di RW 04

a. Kelurahan Sangiang Jaya 

   • PT Damos Indah tertanggal 26 Februari dan 3, 4 Maret 2016 

b. Kelurahan Gembor

   • RW 02 PT Alam Sutera tanggal 19 Januari 2016, hari ini dan 2 hari yang lalu

   • RW 02 PT Bima Sakti tanggal 18, 17 Februari 2016

Berikut daftar Klasifikasi sistem wilayah di provinsi Banten 

1. Kota Tangerang 

Sub wilayah : 

1.1 Kecamatan Batu ceper 

1.2 Kecamatan benda 

1.3 Kecamatan Cibodas 

1.4 Kecamatan Ciledug 

Sub Sub wilayah :

1.11.1 Kelurahan periuk (15131)

1.11.2 Kelurahan Periuk Jaya (15131)

1.11.3 Kelurahan Gebang Raya (15132)

1.11.4 Kelurahan Sangiang Jaya (15182)